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Willkommen in Xàbia
Der Startschuss fiel in Dresden, von wo aus wir nach Zwischenstopps in Berlin und der Schweiz schließlich in Valencia landeten. Dort wurden wir von einem Bus abgeholt und zu unserem eigentlichen Ziel gebracht. Um diese Zeit effektiv zu nutzen, gab es im Bus eine Einführungspräsentation mit Inhalten wie der Hausordnung, den Verhaltensregeln, den Verantwortlichkeiten und vielem mehr.
In Xàbia wartete bereits unser Organisationsteam auf uns, dieses war schon zwei Tage vorher angereist, um einen entspannten Start für alle zu ermöglichen. So wurden erste Einkäufe erledigt, die Technik eingerichtet und die Unterkunft vorbereitet. Auf die Ankunft des restlichen Teams folgten eine Besichtigung der Villa sowie das erste gemeinsame Abendessen. Die Unterkunft beeindruckte uns sofort mit ihrer unwirklichen Schönheit sowie den zahlreichen Möglichkeiten zur Freizeitgestaltung – darunter Volleyball, Billard, Pool, Darts und Tischtennis. Bereits an diesem Tag zeigte sich die erste Stärke unseres Teams, denn reibungslose Organisation und Vorbereitung, sorgten von Anfang an für einen strukturierten Ablauf.
Organisation als Schlüssel zum Erfolg
Trotz der neuen Umgebung blieben die täglichen Arbeitsroutinen bestehen: Meetings wurden abgehalten, Projekte umgesetzt und die Kommunikation mit den Kollegen in Deutschland aufrechterhalten. Die Unterkunft bot sowohl Raum für konzentriertes Arbeiten als auch für gemeinschaftliche Aktivitäten. Auf Workation hatten wir jeden Tag die Möglichkeit, uns von der veränderten Umgebung inspirierenden zu lassen, neue Ideen zu entwickeln oder weitere Perspektiven einzunehmen. Tools zum gemeinschaftlichen Arbeiten und zur Planung wie etwa Confluence und Jira stellten sicher, dass die Kundenbetreuung weiterhin funktionierte.
Dank eines durchdachten Zeitplanes gelang die Balance zwischen Arbeit und Freizeit sehr gut. In Verbindung mit klaren Absprachen im Team gab es so keine besonderen Schwierigkeiten. Tatsächlich bestand laut unserer internen Umfrage die größte Herausforderung darin, den schönsten Ort für den Arbeitstag auszuwählen.
Diesen beinahe reibungslosen Ablauf haben wir unserem People & Culture Team zu verdanken, welches die Workation ein knappes Jahr lang vorbereitete – von der Entwicklung der Idee bis zur Umsetzung. Der Ansatz, im Vorfeld alle Aufgaben nach Themenbereichen wie z.B. Unterkunft, Technik, Ausflüge, Einkaufen und Transport zusammenzufassen und Verantwortungen zu verteilen funktionierte gut.
Natürlich gab es auch unvorhergesehene Herausforderungen wie Router-Probleme oder die erschwerte Lebensmittelbestellung für über 20 Leute. Diese hat einmal auch so viel Zeit gekostet, dass der angestrebte Liefertermin nicht mehr verfügbar war und doch eine Fahrt zum Supermarkt anstand. Am Ende des Ausfluges nach Valencia lotste ein Kollege den Bus sogar zum restlichen Team, damit dieses seine müden Füße nicht noch weiter belasten musste.
Grundlegend hielt uns das Organisationsteam während der Workation den Rücken frei und behielt sämtliche Aufgaben sowie Verantwortlichkeiten im Blick oder versuchte neue unvorhergesehene Aufgaben zu verteilen. Es hat leider nicht immer geklappt, alle in einem regelmäßigen Meeting auf den gleichen Stand zu bringen, aber auch das ist für uns eine Erkenntnis, die wir für uns mitnehmen können. Eines zeigte sich sehr deutlich: Wenn man aufeinander achtet und als Team stark ist, kann Teamwork trotz Herausforderungen auch Dreamwork bedeuten!
Tipps von unserem Organisations-Team
- Viele Unterkünfte sind schon ein Jahr im Voraus ausgebucht, es braucht also Zeit, um die perfekte Bleibe zu finden.
- Das Erstellen eines detaillierten Ablaufplans mit der Festlegung von Verantwortlichkeiten trägt zu einem reibungslosen Verlauf bei.
- Die Organisation sollten Mitarbeiter übernehmen, die das restliche Team gut kennen und somit Wünsche und Präferenzen berücksichtigen können.
- Der Check technischer Voraussetzungen ist ein Muss, wenn während der Workation Kunden betreut werden sollen. Auch ein Notfallplan ist empfehlenswert. Wir fragten zum Beispiel vorab einen Speedtest von der Unterkunft an, um eine stabilen Internetleitung gewährleisten zu können. Außerdem hatten wir zwei mit SIM-Karten betriebene Router dabei, die wir vor Ort eingesetzt haben.
- Fernab der Heimat Lieferservices zu bedienen oder gute Restaurants zu finden kann sehr zeitaufwändig sein. Daher vor der Reise einfach mal den Standort umstellen, um die Lage am Zielort besser einschätzen zu können.
- Kollegen, die aus privaten Gründen nicht mitfliegen können, freuen sich über ein Alternativprogramm, welches ebenfalls auf das Ziel der Workation einzahlt. Mit Fokus auf dem Teambuilding bietet es sich beispielsweise an, ein Escape Game zu meistern oder eine Koch-Challenge zu veranstalten.
Teambuilding schafft neue Work-Besties
Teambuilding-Aktivitäten waren ein zentraler Bestandteil unserer Workation, schließlich hatten wir uns für den Ausflug das Ziel gesetzt, als Team noch enger zusammen zu rücken, herausfinden wie sich das Arbeiten an neuen Orten auf unser Unternehmen auswirkt und gemeinsam eine schöne Zeit zu verbringen.
Den Anfang machte das Spiel „Eierfall“. Kleinere Gruppen sollten eine Konstruktion entwickeln, die ein rohes Ei einen Sturz aus ca. 1,5 Metern überstehen lässt. Wir beobachteten dabei, wie sich willkürlich zusammengestellte Gruppen koordinieren, welche Rollen vergeben werden und wie eine Aufgabe unter Zeitdruck gemeistert werden kann. Passend zu unseren Erkenntnissen schauten wir uns im Nachgang die Teamrollen nach Belbin an und orientierten uns bei der Ableitung unserer Unternehmensrollen an diesen. Schnell konnten wir die Theorie mit der Praxis verknüpfen und warfen einen Blick auf die einzelnen Rollen bei konkreten Kundenprojekten.
Unsere oben beschriebene Teambuildingaktivität „Valencia Dynamics“ trug zum einen dazu bei, die teamübergreifende Zusammenarbeit und das Kennenlernen der anderen Teams zu lenken und zum anderen konnten wir unsere Erkenntnisse direkt auf die Kundenprojekte und damit in unseren Arbeitsalltag integrieren.
Ein weiteres Highlight war das Kajakfahren. Dieses machte wie das Wandern und Rennradfahren großen Spaß, auch wenn ein paar Personen aus den Kajaks fielen und von ihren Kollegen gerettet werden mussten. Diese Erlebnisse haben sich inzwischen schon zu kleinen Insidern entwickelt und sorgen auch jetzt noch für gute Stimmung.
Etwas weniger riskant, dafür aber sehr kreativ ging es bei unserer Social Media Gruppe zu, die flüssig im Team zusammengearbeitet hat, um unseren Tik-Tok-Kanal weiter zu befüllen. Bei dem nachmittäglichen Angebot war es uns wichtig, die unterschiedlichen Interessen unserer Kollegen zu berücksichtigen. Alle sollten sich wohlfühlen und Spaß haben. Daher entstand die Mischung aus sportlichen und weniger sportlichen Aktivitäten, außerdem sollte es mindestens eine Option für diejenigen geben, die in der Unterkunft bleiben wollten. Die Kollegen durften sich am Donnerstag eine der oben aufgezählten Aktivitäten aussuchen.
Das gemeinsame Kochen, die abendlichen Spaziergänge und Gespräche am Pool trugen dazu bei, dass wir teamübergreifend enger zusammenwachsen konnten. Der Ausflug nach Valencia war ein weiterer Höhepunkt, der uns Spaß und Entspannung brachte. Nach einem geführten Rundgang konnte jeder die Stadt auf eigene Faust erkunden und man traf sich später wieder zum gemeinsamen Essen. Wer danach noch Lust hatte, konnte sich mit den Teamkollegen in das Nachtleben stürzen, was aber kein Muss war.
Mehrwert für unsere Kunden
Die inspirierende Umgebung machte uns kreativer, was zu neuen innovativen Lösungen führte. Zeitgleich sorgte die gestärkte Teamdynamik für eine noch offenere Kommunikation. Durch intensive Teambuilding-Aktivitäten lernten wir auf anderem Wege, Herausforderungen gemeinsam zu meistern und flexibel auf Veränderungen zu reagieren.
Wir haben unsere Termine rund um diese Woche geplant, sodass der Kundenkontakt wie gewohnt aufrechterhalten werden konnte. Trotz des begrenzten Arbeitszeitraumes während der Workation konnten wir unseren beruflichen Verpflichtungen nahezu vollständig nachkommen – Dank Priorisierung. Die Vorfreude auf Teamaktivitäten und gemeinsame Abende nach der Arbeit motivierte zusätzlich.
Erkenntnisse und Empfehlungen
Diese Learnings können wir nun in die Arbeit an Kundenprojekten einbinden:
- Eine sorgfältig geplante Workation in Spanien kann den Teamzusammenhalt stärken.
- Für uns verdeutlichte besonders „Valencia Dynamics“, wie wichtig Kommunikation und Zusammenarbeit sind.
- Erfahrungen außerhalb des gewohnten Arbeitsumfelds fördern die Fähigkeit, sich neuen Anforderungen anzupassen und seine Zeit effektiver zu nutzen.
- Wir lernten uns noch einmal neu wertzuschätzen.
- Offene Gespräche sowie Ideenaustausch treiben voran.
Agenturen, die ebenso eine Workation planen, sollten den Ausflug für sich umfassend vorbereiten, klare Strukturen vorgeben und gleichzeitig Raum zur Spontanität lassen. Die Wahl einer inspirierenden Umgebung ist entscheidend bei Veranstaltungen dieser Art. Außerdem sollte man sich bewusste sein, dass ein gewisser finanzieller sowie zeitlicher Aufwand nötig ist, um positive Effekte zu erzielen. Also lieber einmal mehr prüfen, welches Budget tatsächlich verfügbar ist.
Fazit
Die Workation in Xàbia war für uns ein voller Erfolg. Sie hat nicht nur unsere Teamdynamik verbessert, sondern auch gezeigt, dass wir dank Kollaborations-Tools, regelmäßiger Ressourcen-Prüfung und Tagesplanung in Punkto Kundenbetreuung und auch abseits der Heimat gut miteinander funktionieren. Die Zusammenarbeit in einer inspirierenden Umgebung und der intensive Austausch mit Kollegen verdeutlichten den hohen Wert solcher Ausflüge. Zudem bietet eine Workation die Möglichkeit, neue Orte zu entdecken und sich kreativ zu entfalten, was uns sehr gefallen hat. Ein solcher Ausflug steht und fällt mit tollen Kollegen, die wir in unserer Agentur zum Glück haben!
